Gestion électronique des documents – Exploitez vos informations grâce au graph
Votre Gestion électronique des documents (GED) peut devenir bien plus qu’un simple espace de stockage : il peut révéler les connexions invisibles entre vos documents et vos données métiers. Les organisations peinent encore à retrouver des informations pourtant présentes dans leurs fichiers, faute de liens explicites entre eux. Les technologies graph changent radicalement cette équation. Dans cet article, les experts Business At Work décryptent comment ces approches transforment la recherche, la conformité et la collaboration autour de votre patrimoine documentaire.
Votre SI dispose d’une GED. Celle-ci stock un très grand nombre de documents, organisés derrière une arborescence fixe qui répond bien au besoin de retrouver un document précis. Vous rencontrez malgré tout de grandes difficultés à retrouver des informations renfermées dans un, voire plusieurs documents à la fois. C’est tout à fait frustrant quand on pense aux investissements consentis. Les technologies graph répondent à ces enjeux, décryptage par les experts Business At Work (BAW).
Pourquoi les organisations atteignent les limites de leur GED (enjeux & contexte documentaire)
Révélez les connexions cachées entre vos documents
Une base documentaire classique stocke des fichiers (plans, rapports, procédures, contrats) de manière isolée. Un graphe de connaissances, en revanche, modélise les relations entre ces documents et les entités qu’ils décrivent :
- Un plan de sécurité est lié à un bâtiment, lui-même connecté à des règlementations, des intervenants, et des événements passés.
- Un contrat de maintenance est associé à un équipement, un prestataire, et des dates clés.
Ces connexions permettent de retrouver instantanément tous les documents impactés par un changement (une nouvelle réglementation, un incident, etc.) ou de visualiser l’historique complet d’un équipement en un clic.
Comment le graph améliore la recherche documentaire et la conformité : Une recherche contextuelle qui dépasse les mots-clés
Avec un graph, la recherche ne se limite plus aux mots-clés. Elle devient contextuelle en s’appuyant sur l’IA et l’approche GraphRag:
- « Quels sont les documents à mettre à jour si la réglementation incendie change pour les bâtiments de plus de 1 000 visiteurs/jour ? »
- « Quels contrats sont liés aux ascenseurs du bâtiment A, et quels sont les rapports d’inspection associés ? »
Cette approche réduit les risques de non-conformité et accélère les audits.
Le graph comme catalyseur de collaboration et de décision : Une vision unifiée qui fluidifie les échanges métiers
Les graphs de connaissances brisent les silos entre les services (sécurité, maintenance, accueil, etc.). Chaque acteur accède à une vue unifiée des informations, avec leurs dépendances. Par exemple :
- Un responsable sécurité visualise en temps réel les liens entre un incident, les procédures appliquées, et les retours d’expérience.
- Un gestionnaire de contrats identifie les documents à renouveler en fonction des échéances et des priorités opérationnelles.
Cas d’usage concrets du graph appliqué à la GED : Des applications opérationnelles immédiatement activables
| Enjeu | Solution avec le Graph |
| Gestion des réglementations | Cartographier les liens entre textes de loi, documents internes, et processus métiers pour identifier rapidement les éléments à mettre à jour. |
| Maintenance prédictive | Croiser les rapports d’inspection, les contrats, et les historiques de pannes. |
| Collaboration inter-services | Centraliser les informations et leurs dépendances pour briser les silos et fluidifier les échanges. |
| Réponse aux incidents | Retracer en temps réel les documents, acteurs et procédures impliqués dans un événement critique. |
| Optimisation des processus | Analyser les flux documentaires pour identifier les goulots d’étranglement ou les redondances. |
Le point de vue de l’expert BAW
L’analyse de notre expert Neo4j
Nos clients sont de plus en plus soumis à des contraintes réglementaires qui prennent la forme d’un ou plusieurs documents.
Avec Neo4j, nous modélisons des graph mettant en relation ces documents règlementaires avec les documents de nos clients, mais également d’autre types de données.
En nous appuyant sur l’IA générative nous mettons à profit ce graph en accélérant grandement les travaux de nos clients dans des tâches jusqu’ici particulièrement chronophages.”
| William V., Manager Data & Neo4j Expert chez Business At Work |
Comment démarrer un projet graph pour enrichir votre GED : Les 5 étapes clés pour structurer votre démarche graph
Chez Business At Work, nous accompagnons nos clients dans la mise en place de projets graph avec une approche adaptative, voici comment elle se traduit un contexte de gestion documentaire :
- Audit : Identifier les documents clés et leurs interdépendances.
- Modélisation : Créer un schéma de graphe adapté à vos processus (ex : nœuds = bâtiments/documents/règlementations ; relations = « est lié à », « dépend de »).
- Intégration : Connecter le graph à vos outils existants (GED, ERP).
- Mise en place de l’exploitation : IA générative, IHM de recherche, Dashboards orientés graph, des solutions comme neo4j par exemple offre un grand nombre de solutions natives
- Formation : Former vos équipes à exploiter le graph
FAQ – Les questions fréquentes sur le graph dans la GED
Quelle est la différence entre un graph de connaissances et une base de données relationnelle classique ?
Une base de données relationnelle (comme SQL) stocke les données dans des tables techniques et utilise des jointures, développées à la volée, pour relier les informations. Cela fonctionne bien pour des requêtes simples, mais devient complexe et lent dès qu’il s’agit d’explorer des relations multiples. Un graph de connaissances, en revanche, stocke directement les informations dans des nœuds et relations sémantisés. On peut alors traverser les connexions, visualiser les dépendances, faire évoluer rapidement le modèle, sans impact sur la performance.
Pourquoi je n’arrive pas à exploiter ma GED pour retrouver des informations ?
3Votre GED stocke vos documents de manière structurée (dossiers, métadonnées, mots-clés), mais elle ne comprend pas les liens entre ces documents et leur contexte métier. Par exemple, un plan de sécurité peut être classé dans le bon dossier, mais votre système ne sait pas qu’il est aussi lié à une réglementation spécifique, à un prestataire, ou à un incident passé. C’est sur ce point précis que les approches graph apporte une réponse.
Passez d’une GED statique à une intelligence documentaire grâce au graph
Adopter une approche graph pour votre GED, c’est passer d’un stockage statique à une compréhension dynamique de vos informations : vos documents deviennent intelligents, contextualisés et immédiatement exploitables pour accélérer audits, conformité, maintenance et prise de décision. BAW accompagne les organisations dans l’exploitation du graph afin de révéler les connexions cachées de leur patrimoine documentaire et d’améliorer la recherche, la conformité et la collaboration, tout en s’intégrant facilement à l’existant.
Contactez nos experts BAW pour découvrir comment transformer votre GED grâce au graph.
Pour aller plus loin
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- Jumeau numérique & graph : comment modéliser les bâtiments, équipements et processus pour déclencher des usages à forte valeur.
- Graphes & IA dans le secteur public : pourquoi le graphe améliore la fiabilité, la transparence et la performance des modèles d’IA.
- Architecture cloud & graph : les bonnes pratiques techniques pour bâtir une architecture performante et évolutive.
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